ระบบ PMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการขายห้องพักอย่างไร

"ระบบ PMS ช่วยบริหารห้องพัก การจอง ราคา และ ข้อมูลลูกค้าแบบเป็นระบบ พร้อมวิเคราะห์ยอดขาย ลดความผิดพลาด และ เพิ่มโอกาสสร้างรายได้ให้โรงแรม "

แนะนำ 5 สาเหตุที่ทำไมผู้ประกอบการโรงแรมจึงนิยใช้ระบบ PMS

ธุรกิจโรงแรมในปัจจุบันไม่ได้แข่งขันกันเพียงเรื่องทำเล ราคา หรือ คุณภาพของห้องพักเท่านั้น แต่ยังแข่งขันกันในด้าน ความรวดเร็วในการให้บริการ การบริหารห้องพัก การจัดการข้อมูล และ ความสามารถในการขายห้องให้ได้ในราคาที่เหมาะสมที่สุด โดยเฉพาะในช่วงที่ลูกค้าสามารถเปรียบเทียบราคา และ จองห้องพักผ่านช่องทางออนไลน์ได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยหนึ่งในเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการบริหารโรงแรม คือ PMS หรือ Property Management System ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ช่วยรวบรวมข้อมูล และ กระบวนการทำงานต่าง ๆ ไว้ในระบบเดียว ตั้งแต่การจองห้องพัก การเช็กอิน เช็กเอาต์ การจัดการห้องว่าง การจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ไปจนถึงการออกรายงานสำหรับผู้บริหาร ดังนั้นบทความนี้จะพาไปดูว่า ระบบ PMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการขายห้องพักอย่างไร พร้อมทำความเข้าใจฟังก์ชันสำคัญ ประโยชน์ต่อฝ่ายขาย และ ผู้บริหาร 

ระบบ PMS: จากระบบหลังบ้านสู่เครื่องมือทำเงิน

ในอดีต ภาพจำของระบบ PMS มักเป็นเพียงระบบคอมพิวเตอร์ที่ตั้งโต๊ะอยู่ในแผนกต้อนรับ มีหน้าที่หลักในการบันทึกว่าใครมาพัก ห้องไหนว่าง หรือ เช็กอิน-เช็กเอาต์เมื่อใด อย่างไรก็ตาม ในยุคดิจิทัลที่ระบบ PMS พัฒนาไปสู่รูปแบบ Cloud-based PMS บทบาทของระบบได้เปลี่ยนจาก "ศูนย์รับข้อมูล" ไปสู่ "ศูนย์กลางการดำเนินงาน และ การขาย" การขายห้องพักในปัจจุบันไม่ได้จบลงแค่การรอให้ลูกค้าเดินเข้ามา หรือ โทรมาจอง แต่เป็นการเชื่อมต่อโลกออนไลน์แบบ 24/7 ผ่านช่องทางที่หลากหลาย เช่น Online Travel Agents (OTAs), เว็บไซต์ของโรงแรม, Social Media, และ กลุ่มลูกค้าองค์กร หากไม่มีระบบ PMS ที่ทรงพลัง โรงแรมจะไม่สามารถจัดการช่องทางเหล่านี้ได้อย่างทันท่วงที ก่อให้เกิดปัญหาห้องพักขายซ้ำ หรือ เสียโอกาสในการขายเมื่อมีห้องว่าง การนำ PMS มาใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพจึงเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการปรับปรุงยุทธศาสตร์การขายทั้งหมดของโรงแรม

ระบบ PMS ช่วยพัฒนาศักยภาพการดำเนินการของโรงแรมได้อย่างไร

1.การเชื่อมต่อ Real-time และ การบริหารช่องทางการขาย

ปัจจัยแรกที่ทำให้ PMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการขายได้อย่างมหาศาล คือการทำงานร่วมกับ Channel Manager ในการกระจายห้องพักไปยังช่องทางออนไลน์ต่างๆ แบบเรียลไทม์

• ลดปัญหา Overbooking และ การเสียโอกาสขาย : เมื่อมีลูกค้าจองห้องพักผ่าน OTA เจ้าหนึ่ง (เช่น Agoda หรือ Booking.com) ระบบ PMS จะทำการตัดสต็อกห้องพักในระบบกลางทันที และ ส่งสัญญาณไปอัปเดตจำนวนห้องว่างบนทุกช่องทางการขายอื่น ๆ โดยอัตโนมัติภายในไม่กี่วินาที สิ่งนี้ช่วยกำจัดความเสี่ยงเรื่องการจองซ้ำ และ ช่วยให้โรงแรมสามารถเปิดขายห้องพักได้จนถึงห้องสุดท้าย โดยไม่ต้องกั๊กห้องไว้แยกขายตามช่องทางต่างๆ
• การบริหารจัดการราคาจากจุดเดียว : ผู้บริหาร หรือ ฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องล็อกอินเข้าสู่ระบบหลังบ้านของ OTA แต่ละเจ้าเพื่อปรับราคาห้องพัก หากต้องการปรับเปลี่ยนราคา หรือ จัดโปรโมชัน สามารถกดปรับจากระบบ PMS เพียงครั้งเดียว ระบบจะส่งข้อมูลราคาใหม่ไปยังทุกแพลตฟอร์มทันที ช่วยลดเวลาทำงาน และ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

2.การเพิ่มยอดขายตรง และ ลดค่าคอมมิชชัน

การขายผ่าน OTA แม้จะช่วยสร้างการรับรู้และยอดจองได้ดี แต่ก็แลกมาด้วยค่าธรรมเนียมคอมมิชชันที่สูง (15% - 25%) การเพิ่มสัดส่วนการจองตรง (Direct Booking) จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญในการเพิ่มกำไรสุทธิ ซึ่ง PMS มีบทบาทหลักดังนี้:

• การเชื่อมต่อกับ Booking Engine บนเว็บไซต์โรงแรม : ระบบ PMS ยุคใหม่จะเชื่อมต่อกับระบบจองหน้าเว็บไซต์โดยตรง ทำให้ลูกค้าเห็นจำนวนห้องว่าง และ ราคาที่เป็นปัจจุบัน สามารถกดจอง และ ชำระเงินได้อย่างลื่นไหล 
• การจัดทำโปรโมชันพิเศษเฉพาะลูกค้าจองตรง : โรงแรมสามารถใช้ PMS ในการสร้างเงื่อนไขพิเศษสำหรับผู้ที่จองตรง เช่น การแถมอาหารเช้า ฟรีบริการรถรับส่ง หรือ สิทธิ์การ Late Check-out ซึ่งเป็นสิ่งกระตุ้นให้ลูกค้าตัดสินใจจองตรงกับโรงแรมมากกว่าผ่าน OTA
• การสร้าง Loyalty Program และ ระบบสมาชิก : PMS ช่วยบันทึกประวัติการเข้าพักของลูกค้า เมื่อลูกค้ากลับมาจองซ้ำ ระบบสามารถมอบส่วนลดพิเศษสำหรับสมาชิก หรือ สะสมคะแนนได้ทันที สร้างความจงรักภักดีต่อแบรนด์ในระยะยาว

3.การตั้งราคาแบบยืดหยุ่นและการบริหารรายได้ 

ความผิดพลาดอย่างหนึ่งของการขายห้องพัก คือการตั้งราคาแบบคงที่ตลอดทั้งปี การใช้ระบบ PMS ช่วยให้โรงแรมสามารถปรับใช้กลยุทธ์ Dynamic Pricing หรือ การตั้งราคาตามอุปสงค์ และ อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.การขายเพิ่ม และ การสร้างรายได้เกี่ยวเนื่อง

การเพิ่มประสิทธิภาพการขายไม่ได้หมายถึงเพียงแค่การขายห้องพักให้เต็ม แต่ยังรวมถึง "การทำให้ลูกค้าจ่ายต่อคนมากขึ้น" PMS ช่วยสนับสนุนกระบวนการ Upselling และ Cross-selling ในทุกจุดสัมผัสของลูกค้า เช่น 

• Pre-Arrival Upselling : ก่อนที่ลูกค้าจะเดินทางมาถึง ระบบ PMS สามารถส่งอีเมล หรือ ข้อความอัตโนมัติเพื่อเสนออัปเกรดประเภทห้องพัก (เช่น จาก Deluxe เป็น Suite) ในราคาพิเศษ หรือ เสนอขายแพ็กเกจเสริม เช่น บริการสปา รถรับส่งสนามบิน หรือ มื้อดินเนอร์สุดพิเศษ
• At Check-in Upselling : ระบบ PMS จะแสดงข้อมูล และ ข้อเสนอพิเศษบนหน้าจอของพนักงานต้อนรับ เพื่อเตือนให้พนักงานเสนอขายการอัปเกรดห้องพัก หรือ บริการเสริมแก่ลูกค้าขณะเช็กอินได้อย่างตรงจุด
• Post-Check-in Personalization : ข้อมูลความชอบส่วนบุคคลที่บันทึกใน PMS (เช่น ชอบห้องชั้นสูง ขอหมอนยางพารา หรือ มาฉลองวันเกิด) ช่วยให้พนักงานสามารถนำเสนอสินค้า และ บริการที่ตรงใจ ซึ่งเพิ่มโอกาสในการขาย และ สร้างความประทับใจไปพร้อมกัน

5.การนำข้อมูลมาใช้ขับเคลื่อนการตลาด 

"ข้อมูล" คือน้ำมันดิบของยุคดิจิทัล และ ระบบ PMS คือคลังเก็บข้อมูลชั้นดีของโรงแรม ข้อมูลพฤติกรรมการจอง และ การเข้าพักที่ถูกบันทึกไว้อย่างเป็นระบบ สามารถนำมาใช้ต่อยอดทางการตลาดเพื่อเพิ่มยอดขายได้อย่างตรงเป้าหมาย

• Segmented Marketing (การแบ่งกลุ่มลูกค้า) : PMS ช่วยให้คุณแยกแยะกลุ่มลูกค้าได้ชัดเจน เช่น กลุ่มนักธุรกิจ กลุ่มครอบครัว กลุ่มคู่รัก หรือ กลุ่มนักท่องเที่ยวแบบกระเป๋าเดินทางใบเดียว ทำให้คุณสามารถส่งโปรโมชันส่งเสริมการขายที่ออกแบบมาเพื่อคนแต่ละกลุ่มโดยเฉพาะ
• การดึงลูกค้าเก่ากลับมาพักซ้ำ : ต้นทุนการหาลูกค้าใหม่สูงกว่าการรักษาลูกค้าเก่าหลายเท่า PMS ช่วยติดตามวันครบรอบ วันเกิด หรือ ประวัติการพักของลูกค้า เพื่อส่งข้อความ หรือ ข้อเสนอพิเศษกระตุ้นให้เกิดการจองซ้ำ
• การวิเคราะห์ Geographic Market : ระบบสามารถสรุปได้ว่าลูกค้าหลักของคุณมาจากประเทศ หรือจังหวัดใด ช่วยให้ทีมการตลาดเลือกลงโฆษณา (Ads) ได้ถูกพื้นที่ และ ถูกกลุ่มเป้าหมาย ไม่สูญเสียงบประมาณไปโดยไร้ประโยชน์

ระบบ PMS ไม่ได้เป็นเพียงโปรแกรมสำหรับจัดการ Check-in และ Check-out แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้โรงแรมบริหารห้องพัก ข้อมูลลูกค้า Booking ราคา และ รายได้อย่างเป็นระบบ อย่างไรก็ตาม การลงทุนใน PMS ควรพิจารณามากกว่าความทันสมัยของซอฟต์แวร์ โรงแรมควรเลือกระบบที่เหมาะกับขนาด ประเภทธุรกิจ จำนวนห้อง ช่องทางการขาย และ กระบวนการทำงานขององค์กร รวมถึงให้ความสำคัญกับการเชื่อมต่อระบบ ความปลอดภัยของข้อมูล การฝึกอบรม และ บริการหลังการขาย ดังนั้นหากสนใจ ระบบ PMS ที่มีประสิทธิภาพเราขอแนะนำ THRev.coที่ปรึกษาด้านการจัดการระบบโรงแรม คุณจะได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการดำเนินธุรกิจโรงแรมที่หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กถึงขนาดใหญ่ ด้วยทีงานมืออาชีพ พร้อมด้วยระบบบริหารรายได้โรงแรมอัจฉริยะ เพราะความสำเร็จของคุณ คือ ความสำเร็จของเรา มาร่วมเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงที่ THRev.co จะนำเสนอให้กับธุรกิจโรงแรมของคุณกันเถอะ

ติดต่อสอบถาม 

THRev.co

ที่อยู่ : 2 ซอย เอกมัย 6 ถนน สุขุมวิท 63 แขวงพระโขนงเหนือ เขตวัฒนา กรุงเทพฯ 10110 ประเทศไทย
โทร : 085 010 9291 (คุณ ต้าร์)
https://threv.co/th/