เปรียบเทียบ PMS โรงแรม: On-premise vs. Cloud-based แบบไหนดีกว่ากัน?

"เลือก PMS สำหรับโรงแรมของคุณระหว่าง On-premise และ Cloud-based PMS โดยพิจารณาจากงบประมาณ ความปลอดภัย และความสะดวกในการบริหารจัดการ"

ทำความรู้จักการทำงานของระบบ PMS (PMS SYSTEM HOTEL)

ภาพรวมของ ระบบ PMS ทั้งสองประเภท

ในปัจจุบัน โรงแรมสามารถเลือกใช้ระบบบริหารโรงแรม (ระบบ PMS) ได้สองประเภทหลักที่ตอบโจทย์ความต้องการและงบประมาณที่แตกต่างกันของแต่ละโรงแรม:

On-premise ระบบ PMS
ระบบประเภทนี้จะถูกติดตั้งและใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ภายในโรงแรม ซึ่งหมายความว่าโรงแรมต้องลงทุนในซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ รวมถึงมีทีม IT ที่คอยดูแลรักษาระบบอย่างต่อเนื่อง จุดเด่นของ On-premise PMS คือการควบคุมและความปลอดภัยของข้อมูลที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการของโรงแรม แต่ข้อจำกัดคือค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูงและการบำรุงรักษาที่ต้องดูแลเอง
Cloud-based ระบบ PMS
ระบบนี้ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ตในรูปแบบ SaaS (Software as a Service) ซึ่งไม่ต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ภายในโรงแรม โรงแรมสามารถเข้าถึงข้อมูลและบริการได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต อีกทั้งยังสามารถอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้อย่างรวดเร็ว จุดเด่นคือความยืดหยุ่นและลดภาระการดูแลระบบภายในองค์กร แต่ข้อจำกัดอาจเกิดจากความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการภายนอก

การเลือกใช้ระบบใดจึงขึ้นอยู่กับโครงสร้างของโรงแรม งบประมาณที่มีอยู่ รวมถึงความต้องการในการบริหารจัดการที่โรงแรมต้องการจะเน้นในแต่ละด้านอย่างไร

ประเด็น	On-premise PMS	Cloud-based PMS
ค่าใช้จ่าย	ค่าใช้จ่ายสูงในตอนแรก ต้องซื้อซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และมีค่าบำรุงรักษา	ค่าบริการรายเดือนหรือรายปีตามจำนวนห้องพักและฟีเจอร์ที่ใช้
ความยืดหยุ่น	จำกัดการเข้าถึง ใช้งานได้เฉพาะในเครือข่ายโรงแรม	ใช้งานได้จากทุกที่ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอป
ความปลอดภัย	ข้อมูลอยู่ภายในโรงแรม ควบคุมได้เอง แต่เสี่ยงต่อภัยคุกคามภายใน	ข้อมูลเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ มีมาตรการป้องกันข้อมูลสูง
การบำรุงรักษา	ต้องมีทีม IT คอยดูแล และอัปเดตระบบด้วยตนเอง	ระบบอัปเดตอัตโนมัติจากผู้ให้บริการ ไม่ต้องกังวลเรื่องบำรุงรักษา
การเชื่อมต่อกับ OTA และ Channel Manager	อาจต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อเชื่อมต่อ OTA	เชื่อมต่อ OTA ได้โดยตรงแบบเรียลไทม์
การรองรับหลายสาขา	ใช้งานได้เฉพาะภายในโรงแรมแต่ละแห่ง	บริหารจัดการหลายสาขาได้จากระบบเดียว
การอัปเดตและพัฒนา	ต้องทำการอัปเดตด้วยตัวเองและอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม	ได้รับการอัปเดตฟีเจอร์ใหม่โดยอัตโนมัติ
การทำงานร่วมกับระบบอื่น	อาจมีข้อจำกัดในการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น	รองรับ API และสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ง่ายขึ้น

การเลือกใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรม (ระบบ PMS) ควรพิจารณาจากหลายปัจจัยเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการและสภาพแวดล้อมของโรงแรม :

งบประมาณ: หากโรงแรมมีงบประมาณจำกัด ระบบ Cloud-based ระบบ PMS อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม เพราะช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์และการบำรุงรักษา ในขณะที่ On-premise PMS ต้องการการลงทุนในฮาร์ดแวร์และการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง
ขนาดของโรงแรม: โรงแรมขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องการความยืดหยุ่นมักเลือกใช้ Cloud-based PMS เนื่องจากง่ายต่อการปรับเปลี่ยนและเข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ ส่วนโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีทีม IT คอยดูแลระบบอย่างต่อเนื่องอาจพิจารณาใช้ On-premise ระบบ PMS เพื่อให้มีการควบคุมและจัดการที่ลึกซึ้งมากขึ้น
ความปลอดภัยของข้อมูล: หากความต้องการในการรักษาความปลอดภัยและควบคุมข้อมูลภายในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ โรงแรมอาจเลือกใช้ On-premise PMS ที่สามารถกำหนดและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ดีกว่า
การเชื่อมต่อกับระบบภายนอก: หากโรงแรมต้องการให้ระบบ PMS สามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ เช่น Channel Manager หรือ POS ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ Cloud-based PMS มักมีการรองรับการเชื่อมต่อที่ดีกว่าและสามารถอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์
ความง่ายในการใช้งาน: ระบบ Cloud-based PMS มักมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายกว่า ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและบริหารจัดการได้อย่างสะดวก ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

การเลือกใช้ระบบบริหารจัดการโรงแรม (ระบบ PMS) ให้เหมาะกับประเภทและขนาดของโรงแรมเป็นสิ่งสำคัญ ดังนี้:

โรงแรมขนาดเล็ก-กลาง (ต่ำกว่า 100 ห้อง) หรือโฮสเทล: ควรใช้ Cloud-based PMS เนื่องจากไม่ต้องลงทุนในระบบไอทีขนาดใหญ่ ช่วยลดค่าใช้จ่ายและสามารถจัดการห้องพักได้ง่ายจากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต
โรงแรมขนาดใหญ่ (มากกว่า 100 ห้อง) ที่มีโครงสร้างซับซ้อน หรือโรงแรมที่ต้องการความปลอดภัยสูง:
อาจเลือกใช้ On-premise PMS เพื่อให้สามารถควบคุมข้อมูลภายในได้อย่างละเอียดและปรับแต่งระบบให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของโรงแรม
เครือโรงแรมที่มีหลายสาขา: ควรเลือกใช้ Cloud-based PMS เนื่องจากสามารถบริหารจัดการจากศูนย์กลางได้อย่างสะดวกและมีความยืดหยุ่นในการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างสาขาต่างๆ
โรงแรมที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ที่อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร: อาจพิจารณาใช้ On-premise PMS เพราะระบบนี้ไม่ต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในการทำงานประจำวัน

THRev.co (@ธา ซิตี้ ลอฟท์)
2, ซอย เอกมัย 6 ถนน สุขุมวิท 63 แขวงพระโขนงเหนือ
เขตวัฒนา กรุงเทพฯ 10110 ประเทศไทย
Tel: +6685 010 9291 คุณต้า
E-mail: weyield@threv.co
Line: https://line.me/R/ti/p/%40795lzbhv
Facebook: https://www.facebook.com/threv.co