โปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจร ดีกว่าการใช้หลายระบบแยกกันอย่างไร

"โปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจรจะช่วยเชื่อมข้อมูลทุกระบบ ลดงานซ้ำ เพิ่มประสิทธิภาพการบริการ วิเคราะห์ข้อมูลง่าย และ ลดต้นทุนระยะยาวของโรงแรม"

เข้าใจความแตกต่างของการใช้งานโปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจร และ แยกระบบ

ธุรกิจโรงแรมในปัจจุบันต้องเผชิญกับการแข่งขันที่สูงขึ้น ทั้งจากโรงแรมด้วยกันเอง ที่พักทางเลือก และพฤติกรรมของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เจ้าของโรงแรมจึงต้องบริหารทั้งด้านการจองห้องพัก การบริการลูกค้า การจัดการพนักงาน การเงิน การตลาด และ การวิเคราะห์ข้อมูลไปพร้อมกัน ด้วยเหตุนี้ “โปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจร” หรือ All-in-One Hotel Management System จึงกลายเป็นทางเลือกสำคัญสำหรับโรงแรมยุคใหม่ เพราะสามารถรวมทุกการทำงานไว้ในระบบเดียว ทำให้ข้อมูลเชื่อมต่อกันแบบ Real-Time ลดความผิดพลาด และ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารได้อย่างชัดเจน ดังนั้นบทความนี้จะพาไปดูว่า โปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจรคืออะไร มีข้อดีอย่างไร และ เหตุใดจึงดีกว่าการใช้หลายระบบแยกกันในระยะยาว

โครงสร้างโปรแกรมบริหารโรงแรมของโรงแรมยุคใหม่: ข้อมูลเชื่อมต่อกันอย่างไร?

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เราต้องเข้าใจก่อนว่าในแต่ละวัน โรงแรมต้องบริหารจัดการระบบย่อย ๆ อะไรบ้าง เพื่อให้การดำเนินงานตั้งแต่ก่อนลูกค้าเช็กอินจนกระทั่งเช็กเอาต์เป็นไปอย่างราบรื่น โครงสร้างหลักประกอบด้วย 3 เสาหลัก ดังนี้

1.PMS (Property Management System): เปรียบเสมือน "สมองใหญ่" ของโรงแรม ทำหน้าที่จัดการแผนผังห้องพัก , การเช็กอิน-เช็กเอาต์, สถานะห้องพักของแม่บ้าน , การออกใบเสร็จ และ รายงานทางการเงิน

2.Channel Manager (CM): เปรียบเสมือน "สะพานเชื่อมข้ามโลก" ทำหน้าที่กระจายจำนวนห้องพักที่ว่าง และ ราคา ไปยังแพลตฟอร์มจองออนไลน์ต่างๆ เช่น Agoda, Booking.com, Expedia รวมไปถึงตลาดต่างประเทศ

3.Booking Engine (BE): เปรียบเสมือน "หน้าร้านส่วนตัว" เป็นระบบจองห้องพักโดยตรงบนเว็บไซต์ หรือ โซเชียลมีเดียของโรงแรมเอง ช่วยให้โรงแรมได้รับเงินเต็มจำนวนโดยไม่ต้องเสียค่าคอมมิชชั่นให้ OTA

5 ปัญหาใหญ่ของการใช้หลายระบบแยกกัน

การเลือกใช้ระบบแยกส่วน อาจดูเหมือนเป็นทางเลือกที่ดีในตอนแรกเพราะสามารถทยอยซื้อทีละระบบได้ แต่นี่คือปัญหาคลาสสิกที่คนทำโรงแรมต้องเจอเมื่อปล่อยให้ระบบแยกกันทำงาน

1.ความเสี่ยงสูงสุดจาก "ห้องจองซ้ำ"

นี่คือฝันร้ายที่สุดของคนทำโรงแรม สมมติว่ามีลูกค้าจองห้องสุดท้ายของโรงแรมเข้ามาผ่านทาง Agoda ระบบ Channel Manager ได้รับข้อมูล แต่สัญญาณ API ที่จะส่งต่อไปยัง PMS หน้าเคาน์เตอร์เกิดดีเลย์ (Delay) ไปเพียง 3 นาที ในช่วง 3 นาทีนั้น มีลูกค้าเดินเข้ามาเช็กอินที่หน้าฟรอนต์พอดี พนักงานเห็นใน PMS ว่าห้องยังว่างจึงขายห้องนั้นไป ผลลัพธ์คือ เกิด Overbooking ทันที โรงแรมต้องเสียทั้งเงิน และเสียชื่อเสียงในการจัดหาโรงแรมอื่นให้ลูกค้าทดแทน

2.ปัญหาราคาห้องพักไม่เท่ากัน 

เมื่อต้องปรับราคาตามฤดูกาล หรือ ทำโปรโมชั่นเร่งด่วน หากใช้ระบบแยกกัน พนักงานต้องคอยล็อกอินเข้าไปเปลี่ยนราคาใน Booking Engine เปลี่ยนใน Channel Manager และ คีย์ราคานั้นลงใน PMS หากพนักงานลืม หรือ คีย์ตัวเลขผิดไปเพียงหลักเดียว จะทำให้เกิดปัญหาราคาขายบนหน้าเว็บของโรงแรมแพงกว่า หรือ ถูกกว่าบน OTA ซึ่งขัดต่อกฎสัญญาของ OTA และ ทำลายความน่าเชื่อถือของโรงแรมได้

3.ข้อมูลสูญหายและพนักงานทำงานซ้ำซ้อน

เมื่อใช้หลายๆระบบ พนักงานฟรอนต์ออฟฟิศต้องทำหน้าที่เป็น "นักพิมพ์ดีด" คอยย้ายข้อมูลจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่ง เช่น เมื่อมีบุ๊กกิ้งเข้ามาจาก OTA พนักงานต้องอ่านอีเมลแล้วนำชื่อลูกค้า วันเข้าพัก และ ยอดเงิน มาพิมพ์ใส่ในระบบ PMS ด้วยมือ การทำงานแบบ Manual เช่นนี้เสี่ยงต่อการสะกดชื่อผิด เลือกประเภทห้องผิด หรือ ใส่วันที่ผิดพลาด 

4.ข้อมูลกระจัดกระจาย วิเคราะห์ทิศทางธุรกิจยาก

เจ้าของโรงแรมไม่สามารถรู้ได้เลยว่า "กำไรที่แท้จริง" หรือ พฤติกรรมของลูกค้าเป็นอย่างไร เพราะข้อมูลการใช้จ่ายอยู่ที่ระบบ PMS ข้อมูลการตลาดอยู่ที่ Booking Engine และ ข้อมูลส่วนลดอยู่ที่ Channel Manager การจะทำรายงานส่งผู้บริหารที่ต้องใช้เวลาหลายวันในการดึงไฟล์ Excel จากทุกระบบมารวมกัน และ ปรับสูตร ซึ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูงมาก

5.ค่าใช้จ่ายแอบแฝง และ ค่าบริการซ้ำซ้อน

การใช้ซอฟต์แวร์ 3 เจ้า หมายความว่าคุณต้องจ่ายค่าบริการรายเดือน 3 บิล และ เมื่อต้องการให้ระบบเชื่อมต่อกัน หลายๆค่ายจะคิด "ค่าเปิดพอร์ต API" หรือ ค่าบำรุงรักษาการเชื่อมต่อเพิ่มเติม ซึ่งเมื่อรวมกันแล้วอาจสูงกว่าค่าซอฟต์แวร์แบบ All-in-One เสียอีก

5 ข้อดีที่เหนือกว่าเมื่อเปลี่ยนมาใช้ "โปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจร"

เมื่อเปรียบเทียบกับความยุ่งเหยิงข้างต้น การรวมทุกระบบเข้ามาไว้ในแพลตฟอร์มเดียว (All-in-One Native Platform) จะมอบข้อดี และ ผลประโยชน์เชิงธุรกิจที่ชัดเจนดังต่อไปนี้ครับ

1.ข้อมูลลื่นไหลเรียลไทม์ 100% ตัดปัญหา Overbooking ถาวร

ในระบบแบบครบวงจร เมื่อลูกค้ากดจองห้องพักผ่าน Booking Engine บนหน้าเว็บไซต์ของโรงแรม ระบบจะทำการตัดห้องพักออกจากตารางแผนผังห้อง (Room Matrix) ใน PMS ทันที และ ในวินาทีเดียวกันนั้น ระบบจะส่งคำสั่งไปอัปเดตจำนวนห้องที่เหลือบน Agoda และ Booking.com โดยอัตโนมัติอย่างไร้รอยต่อ กระบวนการนี้เกิดขึ้นภายในเสี้ยววินาที ทำให้โอกาสที่จะเกิดห้องจองซ้ำลดลงเหลือเกือบ 0%

2.บริหารรายได้และราคาแบบอัจฉริยะ (Yield Management) จากจุดเดียว

ผู้จัดการโรงแรมสามารถควบคุมราคาห้องพักได้อย่างคล่องตัวผ่านหน้าจอเดียว หากวันไหนเห็นว่ายอดจองเงียบเหงา สามารถปรับลดราคาลง 10% ระบบจะดันราคานี้ไปยังทุกช่องทางการขายทันที หรือหากเป็นช่วงเทศกาลที่ห้องใกล้เต็ม ระบบ All-in-One บางตัวจะมีฟังก์ชัน Auto-Yield ที่สามารถปรับราคาขึ้นอัตโนมัติเมื่ออัตราการเข้าพักถึงเกณฑ์ที่กำหนด เพื่อช่วยเพิ่มกำไรสูงสุดให้กับโรงแรมโดยไม่ต้องนั่งเฝ้าหน้าจอ

3.ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า 

เมื่อระบบทำงานร่วมกันอย่างสมบูรณ์ ข้อมูลของลูกค้าจะถูกจัดเก็บไว้ในโปรไฟล์เดียว ตั้งแต่ขั้นตอนการจอง เช่น

• เมื่อลูกค้ามาถึงหน้าเคาน์เตอร์ พนักงานฟรอนต์จะเห็นทันทีว่าลูกค้าคนนี้เคยมาพักแล้ว ชอบนอนห้องมุมเงียบๆ และ แพ้อาหารประเภทไหน
• พนักงานสามารถทักทาย และ เตรียมบริการได้อย่างน่าประทับใจ
• นอกจากนี้ การเช็กอินจะทำได้อย่างรวดเร็วเพราะไม่ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลใหม่ ช่วยลดเวลารอคิวหน้าฟรอนต์ลงได้อย่างมหาศาล

4.ข้อมูลเฉียบคม ตัดสินใจธุรกิจได้แม่นยำ 

ระบบ All-in-One จะรวบรวมข้อมูลดิบทั้งหมดมาประมวลผลเป็นรายงาน ที่เข้าใจง่ายให้เจ้าของโรงแรมดูได้ทันที เช่น

• RevPAR (Revenue Per Available Room) : รายได้เฉลี่ยต่อห้องพักที่มีทั้งหมด
• ADR (Average Daily Rate) : ราคาเฉลี่ยของห้องพักที่ขายได้
• Booking Source Analysis : รายงานว่าลูกค้าจองมาจากช่องทางไหนมากที่สุด และ สร้างกำไรดีที่สุด จะช่วยให้ผู้ประกอบการวางงบประมาณโฆษณา และ การตลาดได้อย่างถูกจุด ไม่หลงทาง

5.พนักงานมีความสุข ประสิทธิภาพงานเพิ่มขึ้น

เมื่อระบบลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน พนักงานฟรอนต์ออฟฟิศจะไม่ต้องพะวงกับการคีย์ข้อมูล หรือกลัวว่าจะทำบุ๊กกิ้งหลุด พวกเขาจะมีเวลาเหลือไปโฟกัสกับการต้อนรับ ดูแล และ ให้บริการลูกค้าอย่างเต็มที่ ซึ่งนี่คือหัวใจที่แท้จริงของธุรกิจการบริการ

จะเห็นว่าโปรแกรมบริหารโรงแรมแบบครบวงจร คือทางเลือกสำคัญสำหรับธุรกิจโรงแรมยุคใหม่ เพราะช่วยรวมทุกการทำงานไว้ในระบบเดียว ทำให้ข้อมูลเชื่อมต่อกันแบบ Real-Time ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารได้อย่างมาก เมื่อเทียบกับการใช้หลายระบบแยกกัน โปรแกรมครบวงจรยังช่วยลดต้นทุนระยะยาว ลดความผิดพลาด เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน และ ทำให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังนั้นหากสนใจระบบบริหารโรงแรมแบบครบวงจรเราขอแนะนำ THRev.coที่ปรึกษาด้านการจัดการระบบโรงแรม คุณจะได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการดำเนินธุรกิจโรงแรมที่หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กถึงขนาดใหญ่ ด้วยทีมงานมืออาชีพ พร้อมด้วยระบบบริหารรายได้โรงแรมอัจฉริยะ เพราะความสำเร็จของคุณ คือ ความสำเร็จของเรา มาร่วมเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงที่ THRev.co จะนำเสนอให้กับธุรกิจโรงแรมของคุณกันเถอะ

ติดต่อสอบถาม 

THRev.co

ที่อยู่ : 2 ซอย เอกมัย 6 ถนน สุขุมวิท 63 แขวงพระโขนงเหนือ เขตวัฒนา กรุงเทพฯ 10110 ประเทศไทย
โทร : 085 010 9291 (คุณ ต้าร์)
https://threv.co/th/