จากยุคไร้ระบบสู่ยุคดิจิทัล การเปลี่ยนผ่านของระบบโรงแรมจากอดีตถึงปัจจุบัน

"โรงแรมจากอดีตถึงปัจจุบัน เปลี่ยนผ่านจากระบบจดมือสู่ยุค PMS และ AI ที่ช่วยบริหารจัดการได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โรงแรมที่ยังใช้ระบบเก่าควรเร่งปรับตัวเพื่อความสามารถในการแข่งขัน"

ทำความรู้จักระบบบริหารโรงแรมยุคก่อน และยุคปัจจุบัน

จากยุคไร้ระบบสู่ยุคดิจิทัล: การเปลี่ยนแปลงของระบบบริหารโรงแรม

ในอดีต โรงแรมส่วนใหญ่ยังไม่มีระบบบริหารจัดการที่ทันสมัยเหมือนทุกวันนี้ ทุกกระบวนการตั้งแต่การจองห้องพัก การเช็คอิน-เช็คเอาท์ จนถึงการออกใบเสร็จรับเงินต่างต้องดำเนินการด้วยมือ ซึ่งใช้เวลานานและเกิดความผิดพลาดได้ง่าย โดยเฉพาะในแผนกต้อนรับที่ต้องอาศัยความชำนาญเฉพาะตัวในการบริหารห้องพักและดูแลลูกค้า

ยุคก่อนระบบ PMS: การบริหารจัดการด้วยมือ

เมื่อกว่า 20 ปีที่แล้ว โรงแรมส่วนใหญ่ยังไม่มีการใช้ระบบ Property Management System (PMS System Hotel) ในการจัดการห้องพัก โดยใช้วิธีการบันทึกข้อมูลผ่านสมุดจดหรือที่รู้จักกันในชื่อ "Room Rack" ซึ่งเป็นตารางแสดงสถานะของห้องพักในแต่ละวัน ผู้จัดการแผนกต้อนรับต้องจดรายละเอียดการจองและอัปเดตข้อมูลด้วยตนเอง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ต้องลบหรือแก้ไขข้อมูลด้วยมือ ซึ่งส่งผลให้เกิดความผิดพลาด เช่น การจองซ้อน (Overbooking) หรือการจัดสรรห้องไม่ถูกต้อง
กระบวนการเช็คอินและเช็คเอาท์ในยุคนั้นก็ใช้เวลานาน เนื่องจากพนักงานต้องกรอกข้อมูลลูกค้าลงในบัตรทะเบียนด้วยลายมือ พร้อมทั้งจัดเก็บสำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนในรูปแบบเอกสารกระดาษ การชำระเงินก็ดำเนินการแบบแมนนวล เช่น ลูกค้าที่ชำระเงินด้วยบัตรเครดิตจะต้องให้พนักงานรูดบัตรผ่านเครื่อง EDC และเซ็นใบเสร็จ ซึ่งเปรียบเทียบกับระบบปัจจุบันแล้วช้ากว่าอย่างมาก

อีกทั้งการบริหารรายได้ของโรงแรมก็เป็นเรื่องท้าทาย เนื่องจากการปรับเปลี่ยนราคาแบบไดนามิกแทบจะเป็นไปไม่ได้ ทุกอย่างต้องอ้างอิงจากอัตราห้องพักที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในสมุดเรท (Rate Book) การตรวจสอบรายรับและรายจ่ายจึงต้องดำเนินการด้วยมือ โดยพนักงานต้องรวบรวมยอดขายจากแต่ละแผนกและสรุปยอดเป็นรายวัน ส่งผลให้กระบวนการดังกล่าวล่าช้าและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

การเปลี่ยนแปลงจากยุคนี้สู่ยุคดิจิทัลได้นำมาซึ่งการพัฒนาระบบการจัดการโรงแรมที่ทันสมัย ช่วยลดความซับซ้อนในการบริหารงาน เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพในการบริการลูกค้า ทำให้โรงแรมสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

Pre-PMS Era: Managing Hotels by Hand

การมาของ ระบบ PMS: จุดเปลี่ยนสำคัญในวงการโรงแรม

การนำระบบ Property Management System (PMS System Hotel) เข้ามาใช้ในโรงแรมได้เปลี่ยนโฉมหน้าการบริหารจัดการอย่างสิ้นเชิง สำหรับแผนกต้อนรับแล้ว PMS ช่วยให้การจองห้องพักเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดในการจองซ้อน และทำให้กระบวนการเช็คอินและเช็คเอาท์รวดเร็วขึ้น ข้อมูลลูกค้าถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลกลางที่สามารถเข้าถึงและตรวจสอบได้ง่าย ทำให้การบริการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

พลังแห่งการบริหารรายได้ด้วย Hotel Revenue Management

นอกจากการจัดการจองห้องพักแล้ว PMS ยังมีบทบาทสำคัญในด้าน Hotel Revenue Management โดยระบบสามารถปรับเปลี่ยนราคาแบบไดนามิกตามอัตราการเข้าพักจริงได้ ช่วยให้โรงแรมสามารถบริหารรายได้ได้ดียิ่งขึ้น ระบบยังช่วยในการจัดการบัญชีและค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ ลดภาระงานที่ต้องคำนวณด้วยมือและเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน

ยุคดิจิทัล : ระบบ PMS บน Cloud และการใช้ AI

ในยุคปัจจุบัน PMS ได้พัฒนาไปสู่รูปแบบ Cloud-based ซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และรองรับการเชื่อมต่อกับช่องทางการจองออนไลน์ (OTA) แบบเรียลไทม์ ช่วยลดปัญหาการจองเกินจำนวนและเพิ่มความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการ นอกจากนี้ การนำ AI และระบบ Automation มาใช้ เช่น Chatbot สำหรับตอบคำถามลูกค้า และการทำ Self Check-in ผ่าน Kiosk หรือ Mobile App ยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและลดต้นทุนการดำเนินงาน

สำหรับโรงแรมที่ยังคงใช้เครื่องมือพื้นฐานอย่าง Excel หรือ Google Sheets ในการบริหารจัดการ การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ PMS จะเป็นการยกระดับการบริการและการบริหารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้ข้อมูลทั้งหมดเป็นศูนย์กลางและเข้าถึงได้ง่าย ถือเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการดำเนินธุรกิจในยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง

The Digital Age: Cloud-Based PMS and AI in Hotel Management

ข้อได้เปรียบของ PMS เมื่อเทียบกับ Excel หรือ Google Sheets:

Advantages of PMS Over Excel or Google Sheets

ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
อัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ และลดปัญหาการจองซ้อน
เชื่อมต่อกับระบบ OTA และ Channel Manager อัตโนมัติ
ช่วยบริหารจัดการรายรับ-รายจ่ายได้อย่างแม่นยำ
ปรับราคาห้องพักตามความต้องการตลาดได้อัตโนมัติ
จัดเก็บข้อมูลลูกค้าเพื่อวิเคราะห์และทำการตลาดได้ง่ายขึ้น
ลดภาระงานของพนักงาน ทำให้สามารถโฟกัสที่การบริการลูกค้าได้มากขึ้น
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ Stock และ Housekeeping ให้มีความแม่นยำมากขึ้น

การเปลี่ยนผ่านจากยุคไร้ระบบสู่ยุคดิจิทัลของโรงแรมเป็นการปฏิวัติวงการการบริการที่แท้จริง จากเดิมที่พนักงานต้องใช้สมุดจดและทำงานทุกอย่างด้วยมือ สู่ยุคที่ระบบ PMS และ AI เข้ามาช่วยบริหารจัดการได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว นี่เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของการที่เทคโนโลยีสามารถเปลี่ยนแปลงและยกระดับมาตรฐานของอุตสาหกรรมการโรงแรมได้อย่างแท้จริง โรงแรมที่ยังคงใช้เครื่องมือแบบดั้งเดิม ควรเริ่มมองหา PMS ที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการแข่งขันในยุคดิจิทัล

การลงทุนใน PMS อาจดูเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในช่วงแรก แต่ในระยะยาวจะช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงาน เพิ่มประสิทธิภาพของทีมงาน และสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับลูกค้า ทำให้โรงแรมสามารถแข่งขันได้อย่างมั่นคงในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว