ก้าวข้ามข้อจำกัดระบบออฟไลน์ สู่ ระบบ PMS ยุคใหม่

"ถึงเวลาหลุดจากระบบออฟไลน์ เข้าสู่ ระบบ PMS ยุคใหม่"

ถึงเวลาหลุดจากระบบออฟไลน์ เข้าสู่ ระบบ PMS ยุคใหม่

หลังจากที่เราเคยพูดถึงในบทความก่อนหน้าเรื่อง “จากยุคไร้ระบบสู่ยุคดิจิทัล” ว่าการบริหารจัดการโรงแรมได้พัฒนาไปไกลแค่ไหน วันนี้เราขอหยิบประเด็นสำคัญที่ควรทำความเข้าใจให้ลึกขึ้น นั่นคือ ระบบ PMS (Property Management System) เครื่องมือที่เข้ามาเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของโรงแรมไปอย่างสิ้นเชิง

เมื่อทุกอย่างยัง "แมนนวล"

ก่อนที่ระบบ PMS จะกลายมาเป็นสิ่งจำเป็น โรงแรมจำนวนมากยังคงใช้ Excel หรือแม้แต่การจดบันทึกด้วยมือในการจัดการงานประจำวัน โดยเฉพาะโรงแรมขนาดเล็ก หรือโรงแรมที่เปิดดำเนินกิจการมาเป็นเวลานาน หลายคนอาจรู้สึกว่าระบบเดิม ๆ เหล่านี้ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน และไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้อะไรใหม่ ๆ

แต่ในความเรียบง่ายนั้นเอง บ่อยครั้งกลับกลายเป็น “กับดัก” ที่ฉุดรั้งไม่ให้โรงแรมก้าวหน้า เพราะเมื่อระบบไม่เอื้อต่อการเติบโต ความผิดพลาดจากการทำงานซ้ำซ้อน การจัดการข้อมูลที่ไม่เป็นระบบ หรือการตอบสนองลูกค้าที่ล่าช้า อาจทำให้พลาดโอกาสทางธุรกิจที่สำคัญอย่างน่าเสียดาย

ข้อดีและข้อเสียของระบบออฟไลน์ เข้าใจง่ายแต่ตามโลกไม่ทัน

สำหรับโรงแรมที่เพิ่งเริ่มต้น หลายคนอาจเลือกใช้ Excel หรือจดมือ เพราะดูเหมือนเป็นทางเลือกที่ประหยัดและไม่ซับซ้อน แต่ระบบออฟไลน์ก็มีข้อจำกัดที่อาจกลายเป็นปัญหาในระยะยาว

✔️ข้อดีของการใช้ Excel หรือจดมือ

• ลงทุนต่ำ เหมาะกับธุรกิจโรงแรมที่ยังไม่พร้อมลงทุนในระบบใหญ่
• ใช้งานง่าย ไม่ต้องฝึกอบรมมาก ใครก็เริ่มต้นได้
• ทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต
   

❌ข้อเสียที่ไม่ควรมองข้าม

• ข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่เป็นระบบเดียวกัน ทำให้เกิดความผิดพลาดง่าย
• มีความเสี่ยงเรื่องการจองซ้อน (Overbooking) โดยไม่รู้ตัว
• ไม่สามารถเชื่อมต่อกับ OTA หรือระบบจองออนไลน์อื่น ๆ ได้
• ต้องรวบรวมและสรุปรายงานด้วยตัวเอง เสียเวลาไม่น้อย
• ขาดข้อมูลวิเคราะห์ลูกค้า ทำให้วางแผนการตลาดได้ยาก

 

แล้วระบบ PMS ทำอะไรได้บ้าง? ทำไมถึงสำคัญขนาดนั้น?

ระบบ PMS (Property Management System) โดยเฉพาะแบบ Cloud-based ในปัจจุบัน ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การบริหารโรงแรม ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และฉลาดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นโรงแรมขนาดเล็กหรือใหญ่ ระบบนี้ช่วยให้การจัดการทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว ไม่ต้องยุ่งกับข้อมูลกระจัดกระจายอีกต่อไป

ตัวอย่างความสามารถของระบบ PMS :

• ดูสถานะห้องแบบเรียลไทม์ – ไม่ต้องเดาอีกต่อไปว่าห้องไหนว่าง
• ลดความผิดพลาดในการจอง – ป้องกันการจองซ้อน จัดการง่ายขึ้น
• เชื่อมต่อ OTA อัตโนมัติ – เช่น Booking, Agoda, Expedia ไม่ต้องอัปเดตทีละช่องทาง
• จัดการบัญชีแม่นยำ – ทั้งรายรับ รายจ่าย และเอกสารบัญชีต่าง ๆ
• เก็บข้อมูลลูกค้าอย่างปลอดภัย – พร้อมนำไปใช้ต่อยอดทำโปรโมชั่นหรือระบบ CRM
   

นอกจากนี้ระบบ PMS สมัยใหม่ยังมาพร้อมฟีเจอร์ล้ำ ๆ เช่น:

• Self Check-in ผ่านมือถือ – ลูกค้าเช็คอินเองได้ สะดวกและทันสมัย
• Chatbot ตอบคำถามอัตโนมัติ – ลูกค้าถามมา ตอบได้ทันที 24/7
• ระบบจัดตารางแม่บ้านอัตโนมัติ – ลดภาระงาน เพิ่มเวลาให้พนักงานดูแลลูกค้าอย่างเต็มที่

 

ถึงเวลาเลือกแล้ว ว่าคุณจะ “อยู่รอด” หรือ “เติบโต”

เราไม่ได้บอกว่า Excel ไม่ดี หรือการจดมือเป็นเรื่องผิด ทุกอย่างล้วนมีช่วงเวลาที่เหมาะสมของมัน

แต่เมื่อโลกเปลี่ยน นักท่องเที่ยวเปลี่ยนพฤติกรรม โรงแรมที่ยังยึดติดกับวิธีเดิม ๆ อาจไม่ทันใจลูกค้ายุคใหม่ ที่คาดหวังความรวดเร็ว แม่นยำ และประสบการณ์ที่ไร้รอยต่อ

หากเรามอง PMS เป็นแค่ “ค่าใช้จ่าย” อาจรู้สึกว่าไม่คุ้มในตอนแรก แต่ถ้ามองว่าเป็น “การลงทุน” เพื่อความยั่งยืนและแข่งขันได้ในระยะยาว มันคือสิ่งที่ควรเริ่มวันนี้ ไม่ใช่วันหน้า

 

THRev เชื่อว่า โรงแรมที่พร้อมปรับตัวสู่ระบบดิจิทัล คือโรงแรมที่พร้อมจะเติบโตอย่างมั่นคงในยุคที่ลูกค้าเปลี่ยนเร็วกว่าที่เคย

หากคุณกาลังมองหาระบบ PMS ที่เหมาะกับขนาดและงบประมาณของธุรกิจคุณ หรือยังลังเลว่าจะเปลี่ยนดีไหม THRev ยินดีช่วยแนะนาหรือให้คาปรึกษาเพิ่มเติมครับ

THRev.co (@ธา ซิตี้ ลอฟท์)
2, ซอย เอกมัย 6 ถนน สุขุมวิท 63 แขวงพระโขนงเหนือ
เขตวัฒนา กรุงเทพฯ 10110 ประเทศไทย
Tel: +6685 010 9291 คุณต้า
E-mail: weyield@threv.co
Line: https://line.me/R/ti/p/%40795lzbhv
Facebook: https://www.facebook.com/threv.co